3 claves para un dimensionamiento de plantillas óptimo
Tener un dimensionamiento óptimo de la plantilla es básico para el buen
funcionamiento y la sostenibilidad financiera del negocio.
Dando por hecho que tenemos un buen equipo de trabajo, el hecho de tener un dimensionamiento poco optimizado hará que los resultados del negocio se penalicen irremediablemente:
Plantilla subdimensionada
Imagine un restaurante donde no le dan mesa a pesar de tener mesas libres, o bien, un comercio donde no encuentra a nadie que pueda atenderle durante los minutos necesarios para desistir de su deseo de compra.
El coste de oportunidad de esos negocio puede llegar a ser importante. Las ventas caerán, pero no por falta de demanda, sino porque no tendremos capacidad para satisfacerla por un mal dimensionamiento.
Plantilla sobredimensionada
En el caso contrario, por muy bien entrenado que esté el equipo, si no hay demanda, y no se reacciona rápidamente, la rentabilidad del negocio se verá afectada, poniendo en riesgo la sostenibilidad financiera.
Entonces ¿Cómo puedo dimensionar mi plantilla de forma óptima?
1 – En función de la actividad:
Si tenemos previamente ratios de productividad del negocio, o del sector, es interesante poder calcular el dimensionamiento en función de éstos.
La actividad puede que no sea igual todos los días de la semana, es típico que los negocios de ocio y los comercios, trabajen mucho más durante los fines de semana que los días entre semana, con lo cual no tendría mucho sentido tener la misma plantilla para todos los días de la semana, quizá conlleve tener una plantilla con contratos de jornada completa y otros de jornada parcial, para reforzar los fines de semana.
O bien puede que se distribuya de forma temporal, o bien tenga picos y valles que ya conocemos, y que deberíamos prever.
Para hacer un dimensionamiento correcto en función de la actividad es vital tener indicadores adecuados que nos ayuden a tomar las mejores decisiones.
Es especialmente importante en épocas de constricción o crecimiento económico, puesto que la rápida reacción puede tener efectos sobre el futuro del negocio.
2 – Compararnos:
Podemos compararnos en externo, ¿qué hacen nuestros competidores?, ¿Cómo se organizan?, ¿Cómo están dimensionados?, ¿por qué?
Pero también podemos compararnos en interno: contra otras unidades similares de negocio, o bien contra periodos anteriores, ¿hemos mejorado?, ¿Hemos empeorado?, ¿por qué?, ¿Conocemos las respuestas?, ¿podemos mejorar?, ¿cómo?
Teniendo un buen análisis de los indicadores de la productividad, podemos diseñar planes de acción y tomar mejores decisiones que nos ayuden a mejorar la productividad de nuestra plantilla, y por ende, la rentabilidad de nuestro negocio.
3 – Confección y seguimiento de KPI’s de productividad
Aquello que no se puede medir, no se puede mejorar.
Es muy importante elegir estos indicadores en función del sector y es fundamental que estén muy bien alineados a la estrategia de la empresa.
Por ejemplo, una empresa con estrategia low-cost no podrá tener ni siquiera indicadores de la misma naturaleza que otra con otra estrategia mas orientada a la calidad, aunque pertenezcan al mismo sector.
Los indicadores de productividad se pueden basar en:
Cantidad (número de tickets, clientes atendidos, productos vendidos, ventas realizadas, etc..)
Calidad (quejas, reclamaciones, errores de procedimiento, comentarios de clientes, etc..)
Velocidad (unidades producidas por día, tiempo finalización de proyecto, etc.)
Costes: El coste del empleado frente al gasto final del proceso de negocio o proyecto.
Parlem?
